Privacy

Egencia Data Protection Policy

Entendemos que la realización de compras por Internet requiere un alto grado de confianza por su parte; nosotros nos tomamos muy en serio esta confianza, y hacemos de ella nuestra máxima prioridad para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales que nos proporciona. (La expresión “datos personales” incluye aquella información que está o puede estar asociada a una persona concreta, como su nombre, dirección postal, dirección electrónica, edad, datos de su tarjeta de crédito, de débito o de cargo, itinerarios y programas de viaje, preferencias de asientos y comidas, y datos de su pasaporte/visado.) Como participante en nuestro programa de viajes corporativos o visitante de nuestra página web, tiene derecho a revisar nuestra política de protección de datos (la “Política”) antes de facilitarle a EGENCIA cualquiera de sus datos personales. La siguiente descripción de nuestro programa de viajes corporativos está destinada a facilitarle la comprensión de esta Política y nuestras prácticas.

Programa de viajes corporativos

Presentación

Para gestionar sus necesidades de viajes corporativos, su empresa ha contratado el Programa EGENCIA. De acuerdo con este programa, su empresa podrá designar a un director de viajes ("Director de viajes") para que gestione y administre las necesidades de los empleados de su empresa en materia de viajes. Su empresa y/o Director de viajes también podrán nombrar a uno o más organizadores de viajes (“Organizador” o “Jefe de viaje”) para que compre y gestione el viaje de cada empleado (en adelante denominados "Viajeros”).

En general, un Jefe de viajes tendrá acceso y podrá hacer reservas de viajes para todos los Viajeros de su empresa de acuerdo con el Programa de viajes corporativos, mientras que los “Organizadores” en general tendrán acceso a los viajes y podrán reservarlos sólo para aquellos Viajeros asignados al Organizador por un Director de viajes.

Viajeros

Los viajeros pueden comprar o gestionar su propio viaje o pueden delegar en un Director u Organizador o Jefe de viajes para que lo haga en su nombre.

Esta Política de protección de datos se aplicará independientemente de si el viaje que compre es de negocios o personal.

A menos que se especifique lo contrario, cuando nos referimos a "Usted" en esta Política, nos referimos a usted como Viajero, ya actúe en su propio nombre, ya a través de un Director, Organizador o Jefe de viajes.

Directores de viajes, Organizadores y Jefes de viajes

Aunque esta Política está principalmente dirigida a los Viajeros, también se aplica a los Directores de viajes, Organizadores y Jefes de viajes. En términos generales, cualquier dato personal que nos proporcione un Director de viajes, Organizador o Jefe de viajes sobre él mismo en relación con nuestro Programa de viajes corporativos, está protegido tal como se establece en esta Política.

Asimismo, al comprar y gestionar el viaje en nombre de cualquier Viajero, los Directores de viajes, Organizadores o Jefes de viajes son los responsables de obtener el consentimiento del Viajero antes de actuar en nombre de éste y de asegurarse de que el Viajero reciba y acepte las condiciones de esta Política.

Cada Director de viajes, Organizador o Jefe de viajes también acepta revisar y cumplir las condiciones de esta Política al proporcionar o entregar cualquier dato personal de cualquier Viajero.

Ámbito de aplicación de la Política

Esta Política establece las prácticas de recopilación y uso de información de EGENCIA en relación con sus actividades. Es posible que las políticas o prácticas de su empresa u organización difieran, y nosotros no nos hacemos responsables de ningún uso no autorizado de sus datos personales por cualquier persona de su empresa ni de ningún acto u omisión de su empresa, Director de viajes, Organizador o Jefe de viajes.

¿Qué información recopilamos de usted?

EGENCIA recopila y procesa Datos Personales sobre usted que usted nos proporciona específicamente y voluntariamente (tales como su nombre, sus datos de contacto y su dirección).

Su Director de viajes, Organizador o Jefe de Viajes podrá proporcionarnos más datos personales sobre usted como empleado (como, por ejemplo, su número de identificación de empleado) que nos permitirán prestarle nuestros servicios. Usted debe registrarse como miembro de EGENCIA para utilizar las herramientas de programación de viajes seleccionadas, y los datos personales son obtenidos para procesar y cumplir sus peticiones de viaje.

En todas las páginas de EGENCIA donde se recopilen Datos personales, especificamos qué información es obligatoria para proporcionarle el producto o servicio solicitado por usted (o en su nombre por su Director de viajes, Organizador o Jefe de viajes).

¿Dónde se guarda la información sobre usted?

Actualmente, EGENCIA almacena y mantiene los Datos personales sobre los Viajeros, contactos de clientes y miembros en un entorno seguro en Francia. Por lo tanto, para prestar sus servicios, EGENCIA debe transferir sus Datos personales a Francia. Nótese que las leyes o reglamentos de Francia presentan una protección considerada como equivalente a las leyes de privacidad o protección de datos aplicables que protegen el uso de sus datos en (Véase la ley francesa Loi Informatique et Libertés del 6 de enero de 1978).

IMPORTANTE: Al registrarse como Viajero o hacerse miembro de EGENCIA, usted autoriza dicha transferencia de sus Datos personales a Francia y si usted es Director de viajes, Organizador o Jefe de viajes, confirma que acepta que su propia información sea así transferida y que ha recibido el consentimiento específico necesario para permitir esta transferencia de cualquier otro Viajero cuyos Datos personales nos haya proporcionado usted.

¿Cuándo y cómo recopilamos información sobre usted?

Los casos concretos en los que EGENCIA recopila Datos personales son aquellos en los que, en su nombre, usted o su Director de viajes, Organizador o Jefe de viajes:

· Rellene la Solicitud para el programa Egencia
· Se haga miembro de Egencia
· Rellene su perfil de viajero
· Compre un viaje
· Participe en una encuesta
· Se ponga en contacto o se comunique con Egencia

Información sobre miembros

EGENCIA recopila su ID de miembro, su contraseña y su dirección de correo electrónico cuando se registra para hacerse miembro de nuestra página web.

Información del perfil del viajero

EGENCIA recopila el nombre completo y el número de contacto cuando se realiza una reserva de viaje para usted o en su nombre. Podemos recopilar información sobre su vuelo o sus preferencias de viaje, incluidas las peticiones en cuestión de comida, la selección de asiento, los programas de viajeros frecuentes para vuelos, hoteles o alquiler de coches, y los números de miembro y opciones de emisión de billetes. Esta información se almacena en la sección Mi perfil de su cuenta EGENCIA y nosotros nos aseguramos de que también se la hagan llegar su Director de viajes, Organizador o Jefe de viajes.

Cuando una persona distinta de usted le acompaña en un viaje comprado a través de EGENCIA, con el fin de procesar su reserva recopilamos los datos personales y preferencias de viaje de dicha persona. Naturalmente, deberá asegurarse de tener el consentimiento de esas personas antes de darle directamente a EGENCIA sus nombres completos, números de contacto, direcciones de correo electrónico, y preferencias de viaje, puesto que ellos no pueden acceder directamente a nuestros sistemas para ver o cambiar cualquier información que usted nos facilite en su nombre.

Información de compra de viajes

EGENCIA recopila la dirección de facturación de la tarjeta de crédito, débito o cargo utilizada para pagar el viaje. Si se utiliza su tarjeta de crédito, débito o cargo para comprar el viaje, también recopilaremos la información correspondiente de dicha tarjeta, lo cual incluye: el número de tarjeta, el tipo de tarjeta, el nombre del titular, el número de emisión (para las tarjetas de débito), el número de verificación de la tarjeta/código de seguridad (cuando corresponda) y la fecha de caducidad, para facturarle el viaje comprado en EGENCIA.

Encuestas

EGENCIA podrá (de vez en cuando) ofrecer a nuestros miembros y a los visitantes de nuestra página web la oportunidad de participar en encuestas a clientes en la página web acerca de su experiencia como usuarios de nuestra página web o servicio. A quienes sean ya miembros, también podemos enviarles estas encuestas periódicamente por correo electrónico. Usted no tiene ninguna obligación de responder a ninguna encuesta, y podrá darse de baja de la recepción de encuestas por correo electrónico. Para ello deberá seguir las instrucciones sobre cómo “darse de baja” que figuran en dicha comunicación. La información recogida por EGENCIA al participar en cualquiera de los tipos de encuestas precitados podrá incluir su nombre completo y sus datos de contacto. Dichos Datos personales recogidos a través de nuestras encuestas se utilizan para fines comerciales internos solamente, con el fin de controlar la calidad de nuestra página web y nuestro servicio de atención al cliente y mejorarlos.

Contactar con EGENCIA

EGENCIA recoge información personal, como su nombre completo, su ID de miembro, su dirección de correo electrónico y/o su número de contacto cuando usted envía una consulta o sugerencia, o pide ayuda para ver su itinerario, registrarse en la página web o acceder a su cuenta.

Cookies

EGENCIA recoge información sobre su ordenador y asigna una “cookie” (un archivo de texto que constituye un pequeño identificador único). Usted no facilita esta información; es recogida automáticamente como una forma de ayudarle durante las visitas a nuestra página web). Esta cookie identifica su ordenador.

Antes de que usted acceda a la página web de EGENCIA, es posible que le pidamos que se registre como miembro, utilizando su ID de miembro y su contraseña. Una vez que haya firmado como miembro de EGENCIA, registraremos su ID de miembro y el nombre en la cuenta de miembro en el archivo cookie en su ordenador.

IMPORTANTE: Usted tiene libertad para deshabilitar u optar por no recibir un archivo cookie habilitando su navegador de Internet (p.ej. Internet Explorer) para rechazar las cookies o recibir un aviso antes de aceptar una cookie. Nótese que si deshabilita estas cookies, es posible que no pueda recibir o acceder a determinados servicios disponibles en nuestra página web.

¿Con quién compartimos su información?

EGENCIA no vende ni alquila sus datos personales a nadie.

Nuestros socios

EGENCIA se ha asociado con otras empresas de prestigio ("Socios") para ofrecerles a los miembros y visitantes de su página web diversos productos y servicios. Todos los servicios de viaje de EGENCIA suministrados por un Socio se describen como tales y se indica el nombre de la empresa que los suministra. Aunque sólo trabajamos con Socios de prestigio, estas organizaciones pueden tener políticas y prácticas de privacidad distintas de esta Política de EGENCIA. Por favor, compruebe las condiciones generales de nuestro Socio y sus políticas de privacidad para entender mejor los procedimientos que emplean para la recopilación, utilización y revelación de su información personal.

Proveedores de servicio

Con el fin de prestar y procesar los servicios que nos solicite, EGENCIA comparte sus datos personales con nuestros proveedores de servicios autorizados para realizar determinados servicios o funciones en nuestro nombre. Nosotros sólo compartimos información sobre viajes reservados o comprados a través de los agentes de viajes de EGENCIA o nuestra página web. Nuestros proveedores de servicios necesitan información sobre su perfil de socio, así como la información de su tarjeta de crédito, débito o cargo, para poder procesar y confirmar su reserva de viaje. Estos proveedores de servicios revelarán información sobre su perfil de viajero a la compañía hotelera, aérea, de crucero o alquiler de coches correspondiente, y a otros proveedores de viajes cuyos productos haya comprado. Al igual que cualquier otro agente de viajes, debemos compartir esta información con nuestros proveedores de viajes para confirmar su reserva y sus preferencias de viaje. Además, estos proveedores de viajes también podrán ponerse en contacto con usted si es necesario para obtener información adicional sobre la reserva confirmada.

En caso de que realice una reserva de viaje nueva o actualice una existente llamando a nuestro número de teléfono gratuito, accederá a su información otro proveedor, si es necesario, para responder a su solicitud de atención al cliente.

A veces EGENCIA puede recurrir también a terceros (que actúan en nuestro nombre) para facilitar la distribución de encuestas, promociones u otros programas similares. Los datos de contacto que les sean transmitidos a dichos terceros deberán ser utilizados solamente para este uso concreto y una vez finalizados estos proyectos, todos los datos e información serán devueltos a EGENCIA.

Información conjunta

EGENCIA compartirá ocasionalmente información conjunta con nuestros proveedores de servicios. Esta información no contiene ningún Dato Personal y se utiliza para desarrollar programas de prestaciones y contenidos que creemos que pueden ser de interés general para nuestros miembros y para los visitantes de nuestra página web.

¿Cómo puede controlar el uso de su información: cuáles son sus derechos?

EGENCIA considera que los miembros y visitantes de la página web deben tener el control sobre la recopilación y utilización de sus Datos Personales. En este sentido, sus principales derechos son:

· Averiguar qué Datos Personales tiene archivados EGENCIA sobre usted;
· Modificar sus Datos Personales;
· Saber cómo se procesan sus Datos Personales, para qué fin y quién realiza el procesamiento;
· Elegir si desea recibir o no servicios / marketing directo / información no solicitados sobre otros productos y servicios de viaje;
· Negarse a proporcionar datos o información o retirar su consentimiento para que sigan siendo utilizados.

Usted tiene acceso a su información y a sus datos personales en las siguientes secciones de EGENCIA:

“Mi perfil”

La página “Mi perfil” le permite a usted, a su Director de viajes, Organizador o Jefe de viajes autorizado (que actúa en su nombre) ver y cambiar la configuración de su cuenta.

“Mis viajes”

La página “Mis viajes” le permite a usted, a su Director de viajes, Organizador o Jefe de viajes autorizado (que actúa en su nombre) ver, actualizar o borrar los itinerarios de viaje que tenga guardados.

De acuerdo con sus derechos legales, también puede enviar una “petición de acceso” por escrito (de vez en cuando) para ver qué Datos Personales tiene archivados EGENCIA sobre usted. En este caso, EGENCIA tiene derecho a pedir la verificación de su identidad según corresponda, y en algunos casos podrá cobrar una tasa de administración nominativa (hasta el límite legal) por recuperar estos datos para usted.

Cómo puede decidir qué comunicaciones de marketing recibirá

Usted recibirá comunicaciones de EGENCIA en aquellos casos en que usted:

· Rellene una Solicitud del programa EGENCIA;
· Se registre como miembro de EGENCIA;
· Solicite cerrar una cuenta;
· Compre un viaje;
· Cancele o cambie una reserva;
· Opte por recibir comunicaciones de marketing promocionales;
· Se ponga en contacto con EGENCIA para realizar alguna pregunta o sugerencia;
· Se le pida que rellene una encuesta sobre su experiencia con nuestro servicio o responda a preguntas sobre nuestros servicios o nuestra página web.

Registrarse como miembro de EGENCIA

Cuando visite la página web o se registre como nuevo miembro de EGENCIA, podrá recibir un mensaje de correo electrónico “Bienvenido a Egencia”. Este mensaje de correo electrónico contiene su ID de miembro y describe las ventajas de utilizar EGENCIA para la planificación y la compra de los viajes que necesite. Si no se registra como miembro de EGENCIA, pero le autoriza a su Director de viajes, Organizador o Jefe de viajes para que reserve un viaje por usted en la página web, se le enviará el mensaje “Bienvenido a EGENCIA” a la dirección de correo electrónico especificada en su cuenta.

Comprar un viaje

Cada vez que compre un viaje a través de EGENCIA, o cambie o cancele una reserva de viaje confirmada, recibirá una confirmación de su itinerario de viaje por correo electrónico. Usted o su Director de viajes, Organizador o Jefe de viajes podrán mantener una lista adicional de direcciones de correo electrónico que podrán recibir una notificación de sus compras de viajes y/o cambios o modificaciones por Internet. Las confirmaciones por correo electrónico enviadas a usted y a estas direcciones de correo electrónico adicionales podrán contener la siguiente información: una indicación de que una parte del viaje fue reservada de forma no conforme a la política de la empresa; políticas de empresa que no se cumplen; códigos de motivo suministrados para realizar reservas no conformes a la política de la empresa; campos de datos y códigos de departamento personalizados, cuando proceda y si su empresa exige su recopilación. En caso de sus planes de viaje se vean alterados por circunstancias de tipo mecánico, meteorológico o de la compañía aérea, EGENCIA podrá ponerse en contacto con usted para informarle de dichas alternaciones y le ayudará a cambiar sus planes de viaje. Las alertas de viajes necesarias serán enviadas a las direcciones de correo electrónico especificadas en su cuenta. Si su viaje fue reservado por su Director de viajes u Organizador de viajes, esta información le será directamente enviada a su Director de viajes u Organizador de viajes.

Optar por recibir comunicaciones de marketing promocionales

Al decidir registrarse y participar en el programa EGENCIA, usted podrá recibir ocasionalmente una comunicación nuestra para informarle de las promociones EGENCIA especiales u otras noticias sobre viajes. Las comunicaciones de correo electrónico promocionales especiales tienen como fin informarle de oportunidades nuevas o únicas de viajes o acuerdos especiales disponibles a través de EGENCIA.

Usted puede darse de baja de los servicios de mensajes de correo electrónico promocionales de EGENCIA en cualquier momento o decirle a su Director de viajes, Organizador o Jefe de viajes que ya no desea recibir dichas comunicaciones de EGENCIA (no obstante, EGENCIA no se hace responsable en caso de que su Director de viajes, Organizador o Jefe de viajes no nos comunique correctamente sus preferencias). Usted también puede darse de baja de dichas comunicaciones en cualquier momento siguiendo las instrucciones de la comunicación.

Asistencia con su cuenta

Cuando usted solicite asistencia para ver su itinerario, registrarse en la página web o acceder a su cuenta, nosotros le responderemos por correo electrónico o teléfono.

Promociones por correo postal

Además, cuando se registre en el Programa EGENCIA, ocasionalmente podrá recibir correo postal para informarle de promociones especiales u otras novedades sobre viajes. Usted puede optar por no recibir más información promocional por correo postal en cualquier momento siguiendo las instrucciones indicadas en el material recibido por correo postal.

Encuestas

Tal como se indica más arriba, ocasionalmente realizamos encuestas por correo electrónico a los miembros de EGENCIA. Usted no tiene ninguna obligación de responder a estas encuestas, y podrá darse de baja para dejar de recibirlas.  Para ello deberá seguir las instrucciones sobre cómo “darse de baja” que figuran en dicha comunicación.

Cómo protegemos su información

Queremos que nuestros miembros y viajeros y los visitantes de nuestra página web se sientan seguros de utilizar EGENCIA para programar y comprar sus viajes. EGENCIA ha puesto en marcha un programa de seguridad y las medidas técnicas y organizativas adecuadas para conservar la información almacenada en nuestros sistemas protegida de un acceso no autorizado o de su revelación y pérdida o destrucción accidental.

Actualmente, EGENCIA sólo guarda la información que usted nos proporciona al registrarse como miembro EGENCIA, crear un perfil de viaje, comprar viajes o utilizar herramientas de viaje seleccionadas.

Nuestros sistemas están configurados con cifrado de datos o tecnologías de codificación y los firewalls habituales en el sector. Cuando usted envía datos personales a EGENCIA por Internet, sus datos están protegidos por un protocolo de conexión segura (tecnología SSL).

Cambios en la política de protección de datos de EGENCIA

Esta Política fue creada y publicada en la página web el 29 de julio de 2008. EGENCIA se reserva el derecho a modificar o cambiar esta Política de protección de datos en cualquier momento y por cualquier motivo (por ejemplo, por un cambio en la ley o en la actividad de EGENCIA).

Si hay cambios materiales en esta Política o en el modo en que EGENCIA utilizará sus datos personales, EGENCIA hará todo lo posible por publicar estos cambios antes de realizarlos. Por lo tanto, deberá comprobar esta Política de vez en cuando para conocer su versión más reciente.

Contactar con EGENCIA

Queremos asegurarnos de que usted tenga el control de su experiencia de viaje online como cliente de EGENCIA, desde la planificación y la compra de su viaje hasta la protección de su información personal.

Los agentes de viajes del servicio de atención al cliente de EGENCIA están a su disposición para ayudarle con las dudas que pueda tener sobre su viaje EGENCIA las 24 horas del día, todos los días de la semana. Cuando necesite ayuda, utilice nuestro formulario de ayuda y sugerencias, que encontrará en la sección Atención al Cliente de la página web.  Todos los mensajes de correo electrónico reciben respuesta en 24 horas. También puede llamar en cualquier momento al número de atención al cliente que le fue indicado a usted (o a su Director de viajes, Organizador o Jefe de viajes al registrarse la empresa en el Programa EGENCIA) para hablar personalmente con un agente.

Los agentes atenderán cualquier pregunta o duda que tenga sobre sus programas o compras de viajes de EGENCIA. Nosotros haremos todo lo posible por responder a su petición de ayuda o de otro tipo sobre EGENCIA dentro de un plazo de 4 horas.

Además, podrá ponerse directamente en contacto con el proveedor de viaje en el número de teléfono o dirección indicados en su itinerario de viaje. 

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