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Gestión e informes de gastos de viajes de negocios

Travel Expense Management
Travel Expense Management

La gestión de gastos ideal para usted

Conecte su programa de viajes con una solución de organización y gestión de gastos de viaje intuitiva. Supervise y reembolse los gastos asociados a los viajes de negocios, consulte información en tiempo real y mucho más.

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Simplifique la gestión de sus gastos de viaje

Gestionar los gastos de los viajes corporativos no siempre es fácil, pero puede serlo.

Ya gestione el programa de viajes de una pyme o de una multinacional, siempre es necesario llevar un control de los pequeños gastos diarios, gestionar bien los presupuestos y conciliar cuentas. Esto implica hacer un seguimiento de todos los gastos relacionados con el viaje, tanto los autorizados (y registrados en el sistema) como los que no.

Simplificar los gastos de su empresa para ganar en eficiencia y visibilidad como con el resto de su programa de viajes no solo favorece el cumplimiento de las políticas, sino que le ofrece una visión general de los gastos de viaje.

En Amex GBT Egencia le ofrecemos una solución integral y le ayudamos a conectar su política de viajes con sus gastos. Sean cuales sean sus necesidades respecto a los costes y gastos de viaje, le ayudamos a encontrar la mejor solución. Descubra cómo integrar su programa de viaje con soluciones de gestión de gastos intuitivas, que le permitirán agilizar los reembolsos y los gastos de gestión y favorecer el crecimiento de su empresa gracias a los viajes.

Una solución única para los gastos y los viajes

Hacer un seguimiento de los gastos de viaje es muy importante. Nuestro software de gestión de gastos de viaje le proporciona un sistema de generación de informes de lo más sencillo, que almacena todos los gastos en un mismo sitio.

  • Consulte diariamente los gastos de viaje y el estado de los procesos de reembolso, ya procedan de vuelos, del alquiler de vehículos, de la asignación diaria, de los recargos o de los gastos de la tarjeta de empresa.
  • Alinee los campos de datos más relevantes para fomentar la responsabilidad presupuestaria y financiera.
  • Gestione fácilmente los gastos de viaje para reflejar los desembolsos de las tarjetas de crédito de empresa y las personales.
  • Concilie de forma rápida los cargos facturados centralmente para pagar a las empresas de tarjetas de crédito y validar los gastos corporativos en el libro mayor.
Single T&E solution
Streamline your process and travel policy

Mejore su política y procesos

Saque el mayor partido de los procesos y las políticas de gastos de viaje. Ahorre tiempo y dinero con una solución de gastos de viaje que cumpla sus objetivos en todo momento.

  • Cree perfiles de viajeros y preferencias de reservas para incentivar el cumplimiento de las políticas.
  • Configure los campos de datos según las necesidades de informes del departamento financiero.
  • Proporcione flexibilidad para usar diferentes métodos de pago.
  • Cree flujos de datos que automaticen procesos en la solución de gastos de viajes y los sistemas de generación de informes asociados.
  • Mejore el sistema actual de generación de informes de gastos y los procesos de conciliación.
  • Consiga tenerlo todo conciliado en su libro mayor.
     
Amex GBT Egencia Background

Gestión de gastos para todo tipo de empresas

Sabemos que mantener los requisitos de conciliación específicos de su empresa es fundamental. Con Egencia podrá:

  • Simplificar el proceso de conciliación de su libro mayor con sus tarjetas de crédito y extractos bancarios. 
  • Transferir los datos de las transacciones (con o sin conexión) a su sistema de gestión de gastos.
  • Enviar automáticamente los datos de los viajes a los sistemas de gestión de gastos específicos, a los socios de gestión de riesgos de viaje y a los sistemas de ERP con Open Connect.
  • Mejorar el cumplimiento de las políticas y reducir los gastos innecesarios con la posibilidad de agrupar los recibos y los cargos de la tarjeta de crédito personal (o incluso de varias tarjetas). 

Open Sync recopila todos los gastos y crea automáticamente una hoja de cálculo, fácil de exportar, que puede enviar a sus socios de gestión de gastos. Use Open Sync para ayudar a los empleados que usan tarjetas de crédito personales en los viajes de empresa.1

1 Solo disponible en Norteamérica

Expense management for businesses
Keeping bookers

El equilibrio entre viajar y obtener resultados

Es imprescindible que las tarjetas de crédito y los extractos bancarios estén conciliados para poder registrarlos en el libro mayor. Por este motivo, trabajamos con usted para asegurarnos de que todos los datos de las transacciones (con o sin conexión y en campos de datos personalizados) se transfieren de forma sencilla y segura a su sistema de gestión de gastos. Gracias a nuestros socios de gestión de gastos y proveedores de pago, obtendrá informes de los datos de facturación, que puede exportar para cumplir los requisitos de conciliación de su empresa.

Cómo empezar

Si conoce sus necesidades, podemos ayudarle a gestionar sus gastos con soluciones y aplicaciones móviles que estén en consonancia con los requisitos y los objetivos de su empresa en materia de viajes.

Hay varias maneras de incluir los datos de viajes en un sistema de gestión de gastos, de entre las que podrá encontrar una gran variedad de opciones personalizadas y económicas. Gracias a nuestra colaboración con proveedores de gestión de gastos internacionales, conseguirá limitar el trabajo manual de los gestores de viajes, viajeros, los departamentos de Contabilidad y mucho más. 

Hacer cálculos no tiene que ser aburrido. Contáctenos para conocer sus necesidades en materia de gestión de gastos.

Getting-started

¿Todo listo para optimizar la gestión de gastos de viaje? Solicite una demostración.

¿Ya es cliente? Contacte con el servicio de Atención al Cliente de Egencia..