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Guía de Egencia para el COVID-19 y los viajes de negocios

Estamos a su disposición para ayudarle a comprender el impacto que ejerce el coronavirus sobre el sector y lo que puede hacer para gestionar reservas y su programa de viajes. Hemos elaborado información útil que ayudará a viajeros, gestores de viajes y personas que quieren cambiar de empresa de gestión de viajes a gestionar más fácilmente sus viajes de negocios y desarrollar un programa de viajes de empresa.

¿En qué podemos ayudarle?

Gestión de los viajes de negocios:

lo que debería saber antes y después de hacer su reserva.

Administración de los riesgos de viajes:

ponga en práctica recomendaciones de gestión de riesgos de viajes mediante la comunicación con viajeros, el cumplimiento de las políticas y los informes.

Preparación para el futuro tras el COVID-19:

optimice su programa de viajes, las políticas y la gestión de riesgos de viajeros para anticiparse al momento en que se retomen los viajes.

Gestión de los viajes de negocios

  1. ¿Cuándo podré volver a viajar por negocios?

    Consulte los sitios web de salud pública y gubernamentales de su país y los del país al que viaja para saber cuándo podrán volver a partir tanto usted como sus viajeros de negocios — La Organización Mundial de la Salud (OMS) ofrece recomendaciones.

    Sin importar el lugar al que viaje o el medio de transporte que use, le recomendamos que siga los consejos (como el distanciamiento social, el uso de mascarillas o el lavado frecuente de manos) de las autoridades locales y los oficiales sanitarios. Es posible que ciertas empresas apliquen medidas más restrictivas que las establecidas en los requisitos o las recomendaciones locales.

    Por lo que respecta a los viajes internacionales, algunas fronteras están comenzando a abrirse. Antes de organizar su viaje, lea las recomendaciones de viaje sobre los requisitos de entrada al país. Use esta lista de seguridad antes del viaje, le servirá para tenerlo todo listo.
     
  2. ¿Cuáles son las restricciones actuales de viajes?

    En respuesta al COVID-19, muchos países han revisado sus requisitos de entrada para viajeros. Estos requisitos varían según el país y pueden llegar a prohibir viajes o exigir una cuarentena a la llegada. Ya que estos requisitos cambian con frecuencia, le recomendamos que revise las políticas y Egencia Travel Advisor antes de hacer una reserva y, de nuevo, justo antes de viajar. Estas restricciones de viaje también pueden variar entre estados y países.
     
  3. ¿Cuáles son las políticas de cancelación para coches de alquiler, hoteles y vuelos?

    Muchas aerolíneas, hoteles y empresas de alquiler de coche han establecido políticas de cancelación flexibles o especiales, por si necesita modificar o cancelar su viaje. Aquí puede obtener más información sobre estas políticas, le será muy útil cuando tenga que gestionar sus reservas.
     
  4. ¿Cómo modifico o cancelo mis viajes online?

    Puede modificar reservas online o en la aplicación móvil tras iniciar sesión en su cuenta de Egencia. Si tiene que cancelar un viaje, consulte este vídeo donde se detallan los pasos necesarios para hacerlo.
     
  5. En el caso de que se trate de un viaje por negocios esencial, ¿cómo puedo proteger a los viajeros?

    Los viajeros de negocios deberían leer estos seis consejos para un viaje seguro y descargar esta lista de verificación para conocer los consejos de seguridad de viajes de negocios que deberían tener en cuenta antes de embarcarse en su próximo viaje. También puede iniciar sesión en su cuenta de Egencia y ver la página con las novedades.
     
  6. ¿Cómo gestiono los reembolsos y créditos de aerolíneas?

    Las políticas de cancelación difieren entre aerolíneas. Algunas de ellas emiten reembolsos en forma de créditos. Si desea obtener información sobre los reembolsos y créditos de aerolíneas, póngase en contacto con su gestor de cuentas. Aquí encontrará el proceso para canjear billetes sin usar.
     
  7. ¿Se ofrece seguro de viajes?

    Allianz, miembro de Egencia Advantage Program, proporciona seguros de viajes de vuelos para viajeros. De manera general, los planes de seguros de viaje de Allianz no cubren pérdidas relacionadas con el coronavirus, lo que incluye las debidas a prohibiciones de viajes impuestas por gobiernos o cualquier otra restricción relacionada con el COVID-19. Le recomendamos encarecidamente que consulte las restricciones antes de reservar vuelos.
     
  8. ¿Puedo alojarme en un hotel durante la situación del COVID-19?

    Se están aplicando medidas reforzadas de salud, limpieza y seguridad en hoteles de todo el mundo. Hemos actualizado el proceso de reserva de hoteles online y en la aplicación móvil de Egencia para que pueda ver las medidas de salud e higiene y los programas de limpieza de los hoteles.

Administración de los riesgos de viajes

  1. ¿Cuáles son las pautas del deber de diligencia y cómo gestiono los riesgos durante la situación del COVID-19?

    Dado que la seguridad de los viajeros es fundamental para cualquier gestor de viajes de negocios, aquí tiene unas recomendaciones relacionadas con la gestión de riesgos de viajes que puede incorporar a su programa. Egencia® Travel Advisor le permite consultar información a nivel de países, lo que le ayudará a modificar la política de viajes nacionales e internacionales.

    Los clientes pueden iniciar sesión en Egencia® Travel Advisor para obtener la información que necesitan.

    Establecer una estrategia de comunicación interna con los viajeros también es importante. Reciba consejos de gestores de viajes y líderes empresariales globales acerca de cómo comunicar de manera eficaz las pautas del deber de diligencia a viajeros y accionistas.
     
  2. En cuanto a la gestión de viajes de negocios, ¿qué debería hacer o evitar?

    Lea estos consejos y recomendaciones de viajes de negocios de gestores de viajes y gestores de cuentas de Egencia veteranos, le ayudarán a optimizar su programa de viajes de empresa en la actualidad y tenerlo todo listo para el momento en que se retomen los viajes.
     
  3. ¿Cómo puedo contribuir a la seguridad de los viajeros en mi empresa?

    Puede apoyar a sus empleados de muchas maneras, como mediante las actualizaciones instantáneas de las políticas y los mensajes urgentes e inmediatos. Use esta lista de verificación de viajes de negocios para determinar si su empresa de gestión de viajes actual o su programa interno le ayuda a facilitar el mejor deber de diligencia posible a sus viajeros.

    Comparta la lista de seguridad antes del viaje con los empleados para que se sientan preparados y seguros cuando vuelvan a viajar.
     
  4. ¿Cómo uso los informes de viajes para controlar el impacto del coronavirus?

    Con Egencia Analytics Studio, puede ver las reservas de vuelos y hoteles para hacer un seguimiento del impacto financiero del COVID-19 sobre su negocio. También ofrecemos asesoramiento de gestión de viajes para ayudarle a evaluar la eficacia de su programa de viajes.

    Si tiene que ubicar viajeros en riesgo al instante, use Egencia Travel Tracker, una herramienta con la que puede ver las reservas actuales y futuras. También es posible revisar los itinerarios de los últimos 30 días para determinar en qué otros lugares han estado sus viajeros.

Preparación de su programa de viajes para el futuro tras el COVID-19

  1. ¿Cómo preparo mi programa de viajes de negocios para la situación posterior al COVID-19?

    Es probable que deba actualizar su programa de viajes de empresa debido a los cambios en los viajes de negocios cuando la situación del COVID-19 remita. Entre estos cambios pueden incluirse la definición de nuevos objetivos o la planificación de su estrategia de comunicación. Siga nuestra guía paso a paso para ajustar su programa de viajes o consulte nuestro seminario web con el fin de asegurarse de que no se le escapa nada, desde antes hasta después del viaje.
     
  2. ¿Cómo debería ajustar mi política de viajes de empresa tras el COVID-19?

    Asegurarse de que dispone de una política de viajes de negocios integral es más importante ahora que nunca. Mientras se prepara para retomar los viajes tras el COVID-19, use esta guía de políticas de viajes de negocios, cuyo objetivo es satisfacer las necesidades de su organización y de sus viajeros de negocios.
     
  3. ¿Cómo puedo prepararme para el futuro de los viajes de negocios?

    El sector de los viajes aún debe superar desafíos continuos sin precedentes y aprender cómo tratarlos de manera segura y cuidadosa. Egencia Travel Advisor proporciona información a nivel de países y estándares de salud y seguridad, lo que le ayudará a tomar decisiones informadas sobre sus nuevos viajes.

    Además, muchos gestores de viajes corporativos se están organizando con el fin de determinar formas seguras de desplazarse cuando se retomen los viajes de empresa. Descubra las medidas que adoptan otros gestores de viajes para preparar sus programas de viajes y viajeros para los viajes de negocios y cómo los proveedores alteran la forma en que las organizaciones gestionan estos viajes, como una mayor prioridad a la flexibilidad, la salud y la higiene.

    Los gestores de viajes pueden unirse a la comunidad de Egencia Connect y charlar con sus homólogos y saber cómo se están preparando para los nuevos viajes de empresa.
     
  4. ¿Qué recomendaciones de gestión de riesgos puedo incorporar a mi programa de viajes de negocios para el futuro?

    Asegúrese de que, como parte de su política de viajes, ha habilitado autorizaciones para los destinos de riesgo. Recuerde a los empleados que tengan sus datos de contacto al día y dígales cómo se pondrá en contacto con ellos mientras están de viaje.
     
  5. ¿Es una buena idea colaborar con una empresa de gestión de viajes durante la situación del COVID-19?

    Sí, es más importante que nunca antes, ya que puede ofrecerle soluciones relacionadas con los viajes de negocios y hacer frente a los cambios que los afectan actualmente. Gracias a las empresas de gestión de viaje, las organizaciones pueden innovar rápidamente para mejorar la seguridad de los viajeros y la gestión de riesgos, disponer de una mayor visibilidad en los gastos y ahorrar más. Obtenga más información sobre los aspectos más importantes al elegir una empresa de gestión de viajes.
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Si no encuentra lo que busca, acceda a nuestro centro de ayuda para clientes.

Viajeros de negocios: centro de ayuda del COVID-19

Gestores de viajes de empresa: centro de ayuda del COVID-19

Si no es cliente de Egencia, puede obtener más información acerca de lo que podemos hacer para optimizar el deber de diligencia y proteger a sus viajeros.

¿Le interesa una empresa de gestión de viajes que simplifique la gestión de riesgos de viajes y mejore el cumplimiento de las políticas? Póngase en contacto con nosotros.